Factures QR, TVA, salaires, comptabilité et archivage tiennent dans un même dossier, où votre fiduciaire peut travailler avec vous sans ressaisie ; les échéances de la TVA et de l'AVS vous sont rappelées avant qu'elles tombent.
Une même adresse sert à facturer, à acheter et à livrer ; une entreprise y porte ses interlocuteurs, et un numéro IDE dont le chiffre de contrôle est faux se refuse à la saisie. Une fiche qui ne sert plus s'archive avec son historique, elle ne disparaît pas. Le relevé de compte d'un client part dans sa langue.
L'offre acceptée devient commande, puis facture — une commande peut en donner plusieurs. Une facture émise ne se modifie plus : elle porte les mentions de l'art. 26 LTVA, et une correction passe par une note de crédit, en montant ou en pour-cent. Les factures qui reviennent — un abonnement, un loyer — se préparent seules, en brouillon à relire ; le total s'arrondit aux 5 centimes si vous le choisissez.
Chaque facture porte son bulletin QR, selon la spécification de SIX, et son PDF se garde tel qu'il est parti. Les rappels vont en trois niveaux, sans frais tant que vous n'en fixez pas ; une facture contestée ne se relance pas. Si la poursuite devient nécessaire, ses étapes se suivent une à une, et l'acte de défaut de biens rend la TVA de la perte (art. 41 LTVA).
Déposée en PDF ou photographiée, une facture se lit par son code QR ou par son fichier Factur-X ; un PDF sans code QR se lit dans son texte, à confirmer. Chaque pièce reçoit son empreinte à l'arrivée, et un doublon se reconnaît. Un fournisseur dont l'IBAN change voit son paiement bloqué jusqu'à vérification ; au-delà du seuil que vous fixez, la facture attend un visa, que celui qui l'a demandé ne peut pas donner. Une facture étrangère sans TVA suisse propose l'impôt sur les acquisitions (art. 45 LTVA) ; les factures validées font un ordre de paiement (pain.001) que vous déposez dans votre banque.
Vous déposez le relevé de votre banque au format ISO 20022 (camt.053 ou camt.054) : un paiement qui porte la référence QR trouve seul sa facture, les autres vous sont proposés. Un mouvement importé deux fois ne compte qu'une fois, les frais de la banque se séparent, et un versement qui couvre plusieurs factures se répartit dans l'ordre que fixe le Code des obligations (art. 86 et 87 CO).
Chaque caisse tient son journal et son solde ; une caisse qui passerait sous zéro se signale sans refuser l'écriture, et la clôture le rappelle. Un encaissement en espèces s'arrondit aux 5 centimes et entre au journal de la caisse.
Le plan comptable suisse des PME, en partie double : chaque facture, chaque paiement, chaque salaire passe son écriture, et une écriture validée ne se modifie plus — elle se corrige par une écriture visible (art. 3 Olico). Au bouclement, le logiciel propose le ducroire, la réserve sur stock, les transitoires et les amortissements, puis l'affectation du résultat et la réserve légale (art. 672 CO). Les comptes annuels portent l'exercice précédent et l'annexe (art. 959a à 959c CO).
Méthode effective, ou taux de la dette fiscale nette à un ou deux taux ; décompte trimestriel, semestriel, mensuel ou annuel avec ses acomptes (art. 35 et 86a LTVA). Le décompte se calcule depuis vos écritures, et son fichier eCH-0217 s'importe dans le portail de l'AFC, où vous le déposez ; un décompte déposé se corrige par un rectificatif, et la concordance annuelle se prépare. La méthode des taux forfaitaires n'est pas tenue.
AVS, AI, APG, AC, LAA et LPP se calculent sur leurs plafonds de l'année, l'impôt à la source sur les barèmes officiels de l'AFC (Circulaire n° 45). La fiche de salaire part dans la langue de l'employé et se fige à la validation, avec le fichier de paiement des salaires nets. En fin d'année, le certificat de salaire, et la déclaration annuelle au format Swissdec ELM 6.0, validée contre le schéma officiel — vous la téléchargez, sa transmission aux caisses attend la certification. Jikobi tient les minima cantonaux ; les conventions collectives, l'entreprise les déclare.
Chaque employé pointe son arrivée et son départ sur son téléphone, à l'heure du serveur, et le registre du temps de travail se tient (art. 46 LTr) ; une correction se journalise, une pause manquante se signale avec son article, sans rien bloquer. Les heures supplémentaires (art. 321c CO) et le travail supplémentaire (art. 13 LTr) se comptent à part. Les vacances suivent l'âge et le taux, et la clôture en propose la provision ; la maladie, l'accident et la maternité se paient selon l'échelle du canton (art. 324a CO).
Chaque bien s'inscrit avec sa catégorie ; la clôture propose l'amortissement dégressif aux taux de la notice A de l'AFC, ou le linéaire, à la moitié du taux, si vous le choisissez pour ce bien. Le terrain ne s'amortit pas, la sortie d'un bien dégage son gain ou sa perte, et un leasing porte son bien et sa dette.
Chaque pièce reçue garde son empreinte, chaque document émis son PDF figé ; chaque nuit, l'empreinte des livres est horodatée par un tiers, si bien qu'une pièce remplacée ou un fichier changé hors du logiciel se voient (art. 958f CO, art. 9 Olico). Les comptes annuels, eux, se gardent aussi imprimés et signés (art. 958f al. 2 CO). Après une résiliation, le dossier reste lisible et exportable 90 jours, puis il s'archive, conservé dix ans.
Vous invitez votre fiduciaire comme mandataire : elle travaille dans votre dossier avec les rôles que vous lui donnez, sans en devenir propriétaire (art. 400 CO), et chaque entrée se journalise. De son côté, elle voit ses clients sur une seule page — ce qui presse, les échéances de TVA, d'impôt à la source et d'assemblée générale — sans montant ni nom. Elle peut aussi ouvrir le dossier d'un nouveau client à son nom.
L'export intégral emporte à tout moment vos données, les pièces d'origine et les PDF émis, avec leurs empreintes ; un procès-verbal de passation accompagne un changement de fiduciaire. Une reprise lit les exports de bexio, de Crésus, de Banana, d'AbaNinja ou d'Odoo, ou un classeur Excel. La connexion demande un code reçu par courriel ou une clé de sécurité, une seule session à la fois ; les consultations sensibles se journalisent, le numéro AVS est chiffré, et chaque mois une sauvegarde se recharge pour de vrai. Chaque écran et chaque document existent en français, en allemand et en italien.
Tout est compris : la gestion PME complète, un module métier, deux gestionnaires et autant de comptes de terrain que vous avez de collaborateurs.
CHF 49.00 par gestionnaire supplémentaire. Un second métier au prix du module — une entreprise qui loue du matériel et gère une salle n'a pas à tenir deux logiciels.
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